Objetivo: Orientar usuários na utilização de um software de gestão de portarias, utilizando uma linguagem clara e acessível e incentivá-los a utilizar o software.
Observações: Se você parar para analisar cada e-mail verá que eles também “vendem” o produto de uma forma indireta. Assim como no e-mail marketing, newsletter e em toda a comunicação, tudo foi construído levando em consideração o público-alvo/persona da empresa e/ou marca. Esses exemplos mostram apenas os textos e não incluem a parte gráfica, a qual é realizada por um profissional da área do designer.
Email 1
Assunto: Porque você é especial…Veja o que preparamos
Olá, (nome)!
Seja bem-vindo(a) ao Informe Fast do ZapCondo
Do que se trata: Uma série de e-mails rápidos com informações direto ao ponto para que você conheça melhor o sistema ZapCondo e possa ter uma excelente experiência!
Como você cadastrou a sua primeira encomenda, enviaremos alguns e-mails contando mais sobre a gestão de encomendas no ZapCondo!
Em pouco tempo você dominará totalmente essa função e deixará sua portaria livre do acúmulo de caixas e correspondências!
A partir de agora os extravios de encomendas e problemas de comunicação ficarão no passado!
Com o ZapCondo o porteiro poderá entregar encomendas em tempo recorde, para pessoa certa e contará sempre com comprovantes para resolver qualquer mal entendido que possa ocorrer!
Além disso, os moradores receberão notificações automáticas das encomendas e tudo fluirá melhor!
Essa é uma das funcionalidades mais amadas e elogiadas pelos usuários do nosso sistema!
Vamos começar?
No ZapCondo existem dois tipos de registro de encomendas: O básico e o completo. Ambos podem ser realizados rapidamente. Confira o que contém em cada um:
Gestão de encomendas: Registro Básico
Contém apenas o registro da unidade, destinatário e do tipo de encomenda.
Gestão de encomendas: Registro Completo
Contém o registro da unidade, destinatário, tipo de encomenda e há a opção de fotografar a encomenda e também um campo para anotações, se necessário.
Os dois tipos de registro deixam a sua portaria organizada, mas como o próprio nome já diz o registro completo possui maior riqueza de informações e proporciona o total controle das encomendas.
Até o próximo e-mail!
Um abraço,
Michel Dambros – Fundador do ZapCondo
E-mail 02
Assunto: Reduza o estresse com o ZapCondo
Olá, {nome]
Você está estressado(a)?
Com a quantidade de demandas e problemas para resolver quem não quer “se poupar” de estresse, não é mesmo?
E tenho o prazer de te contar um recurso do ZapCondo que reduz drasticamente o estresse: A gestão eficiente de entregas.
Com o ZapCondo o destinatário recebe uma notificação assim que a encomenda é recebida e cadastrada pelo porteiro.
Isso reduz o acúmulo de encomendas na portaria e poupa o ouvido do porteiro de reclamações de encomendas extraviadas ou não entregues.
Além disso, a encomenda só pode ser retirada se o destinatário apresentar um código que é enviado automaticamente pelo sistema, aumentando a segurança.
Para cadastrar uma encomenda vá até o menu de opções e selecione “Encomendas”
Em seguida, clique no botão “Cadastrar”
Agora preencha as informações e clique em “Salvar”
Assim que for registrada a mercadoria o sistema enviará um aviso por e-mail ou whatsapp, como no exemplo abaixo:
Esse tipo de organização eleva o nível da gestão da sua portaria e aumenta o bem-estar de funcionários e moradores.
Em caso de dúvidas sobre o cadastro de encomendas entre em contato com o suporte.
Um abraço,
Michel Figueiredo, fundador da ZapCondo.com
E-mail 03
Assunto: Você pediu, e eu fiz.
Olá, {nome}
Aqui é o Michel, fundador do ZapCondo.com
Estou sempre aceitando sugestões de melhorias no ZapCondo, pois ele foi desenvolvido para de fato ajudar os usuários.
Por isso, atendendo a pedidos existe no ZapCondo a opção de cadastrar restrições.
Essa opção facilita muito a segurança e até mesmo evita problemas de comunicação.
Veja o que o Thiago Paulo comentou sobre como inserir restrições está ajudando a empresa dele…
“Frequentemente a gente puxa relatório para saber quais pessoas frequentaram o cliente. A portaria registrando a entrada, saída, observações e autorizações está se prevenindo de problemas de comunicação na empresa. Por exemplo, uma mercadoria foi despachada, mas não chegou no cliente, porém, a portaria liberou a saída. A gerência culpa a portaria, mas com o sistema a portaria tem registrado que foi o gerente que liberou a saída”
Inserir restrições beneficia tanto empresas quanto condomínios.
Até o momento essas são as restrições que você pode adicionar ao cadastro do morador, no ZapCondo:
- Restrição judicial
- Restrito
- Limite de horário
- Ligar sempre
- Não pode entrar com outros
- Não pode sair com crianças
- Não pode entrar à noite
- Não pode sair com mercadorias
- Outro
Para adicionar a restrição no Sistema ZapCondo é muito simples.
Basta editar um cadastro já realizado e inserir a restrição mais apropriada para o caso.
No momento, tanto para empresas quanto condomínios isso só está disponível na opção do menu “cadastro de moradores”, porém, você pode incluir visitantes ou funcionários nessa opção e adicionar a restrição.
Após incluir uma restrição o porteiro ficará sabendo, como o exemplo abaixo:
Em caso de dúvidas ou dificuldades para incluir restrições, entre em contato com o suporte.
Um abraço,
Michel Figueiredo, fundador da ZapCondo.com
E-mail 04
Assunto: Bem-vindo ao ZapCondo. Leia esse e-mail para ter a melhor experiência com o sistema.
Ao abrir o email:
Parabéns! Você está a um passo de ter controle da sua portaria e tornar o seu condomínio e/ou empresa mais organizado(a) e seguro(a).
Tudo isso gratuitamente.
Trabalhamos incansavelmente para construir um software simples, rápido e seguro.
BOTÃO- CTA – USAR O ZAPCONDO (link que leva para o local de entrada do app ou site)
Conheça os 03 motivos para começar a usar o ZapCondo agora mesmo:
Obs: Se possível deixar isso visualmente atraente:
Praticidade
Diga adeus a pilhas de caderno e informações perdidas. Você tem tudo que precisa na palma da sua mão ou computador de forma rápida e sem precisar instalar programas, pois é 100% online.
Segurança
O software é seguro e garante a privacidade das informações dos moradores e/ou empresas cadastradas. O síndico ou administrador controla o que cada usuário pode ver. Além da segurança das informações, com o cadastro de moradores, funcionários e visitas você torna sua empresa ou condomínio um local mais seguro.
Atualização e organização
Já existem formas melhores que aquela velha planilha de excel. Agora você tem na palma da sua mão ou computador um sistema que organiza toda a portaria do seu condomínio ou empresa. Além de ter tudo isso sem pagar nada, o sistema é atualizado constantemente, fornecendo a melhor experiência de uso para você.
Livre-se agora mesmo do estresse causado pela desorganização e perda de informações.
Sugestão: Uma imagem que passe essa ideia de desorganização e estresse. E logo abaixo da imagem o botão com o CTA.
BOTÃO- CTA – USAR O ZAPCONDO
Uma visão geral de como o ZapCondo facilitará o seu dia a dia:
OBS: Colocar de uma forma visual, como por exemplo nesse quadro que retirei do site.
Controle de ponto
Saiba o horário de entrada
e saída de funcionários e
otimize a folha de pagamentos.
OBS: Colocar um ao lado do outro.
Controle de entrada e saída
de prestadores de serviços
Zele pela segurança. Você saberá o horário de
entrada e saída de prestadores
de serviço de forma rápida e prática.
Colocar embaixo:
Controle de entrada e saída
de visitantes e terceiros.
Sistema prático de visitantes,
terceiros e quem você desejar registrar,
com horário de entrada e saída
e cadastro de veículo.
Colocar ao lado do outro:
Cadastro de tags e encomendas
Nunca foi tão fácil localizar encomendas e
otimizar a entrega delas.
O ZapCondo avisa ao destinatário
que a encomenda já chegou, agilizando a retirada.
Com o ZapCondo você cadastra tudo que precisa.
Clique para ver os outros tipos de cadastro
BOTÃO que se abre com os tópicos:
Cadastro de moradores, proprietários, inquilinos, prestadores de serviço;
Cadastro de visitas
Cadastro de pets;
Cadastro de veículos;
Cadastro de empresas
Ficou com alguma dúvida?
Temos vídeos aulas explicativas para facilitar a sua experiência com o ZapCondo.
Tutorial – Como ativar o ZapCondo em um minuto:
(78) Sistema de Portaria Gratuito ativado em 1 Minuto – YouTube
Tutorial – Visão geral do Zap Condo em 5 min:
(78) Valorize o seu condomínio com o ZapCondo – Visão Geral do Sistema de Portarias – YouTube
Tutorial – Curso completo de como usar o ZapCondo:
(78) Curso Completo 30 Minutos do Sistema Gratuito para Condomínios e Portarias ZapCondo – YouTube
Tudo isso e muito mais no nosso canal do Youtube. Clique no link e em seguida no botão “inscrever-se” para não perder nenhum conteúdo:
(78) Sistema Gratuito Condomínios e Portarias ZapCondo – YouTube
Deseja uma ajuda totalmente personalizada?
Aproveite o primeiro mês gratuito do suporte e tire todas as suas dúvidas:
Botão que leva para o whatsapp do ZapCondo → Link: Inserir depois
E-mail 05
Obs: Este e-mail não foi um tutorial. O objetivo dele era aumentar o nível de consciência do público sobre a insegurança do uso de planilhas de excel e argumentar que o software era uma escolha melhor.
Assunto: O excel não é seguro. Saiba o porquê
Olá, nome,
Hoje o assunto que quero abordar com você é um alerta que pode te proteger de muitos problemas com a segurança de informações.
Tenho visto que muitas empresas e condomínios desconhecem os riscos de utilizar planilhas do excel para armazenar dados sensíveis, isto é, informações que, se expostas, podem comprometer a privacidade e a segurança das pessoas envolvidas ou da própria empresa ou condomínio. Essas informações incluem:
01- Dados pessoais: Nome completo, endereço, número de telefone, e-mail, CPF, data de nascimento e outras identificações que podem revelar a identidade de alguém.
02- Informações de acesso: Registro de entradas e saídas, como horários de visita, motivo da visita, movimentação de funcionários e/ ou residentes, e permissões de acesso.
03- Dados sobre veículos: Placas de veículos, detalhes de cadastro de estacionamento, horários de entrada e saída.
04- Dados de visitantes: Identificação de visitantes, dados de contato e informações de autorização.
Esses dados precisam de proteção adequada para evitar uso indevido, vazamento ou roubo de identidade, entre outros riscos e o excel ou planilhas on-line não são capazes de oferecer essa proteção.
Quando explico isso as pessoas costumam argumentar que utilizam senhas nos arquivos e talvez você também faça isso, mas utilizar uma senha em uma planilha do excel não é uma solução confiável para proteger dados confidenciais…
…As senhas de planilhas podem ser facilmente removidas com tutoriais disponíveis online ou por profissionais, deixando as informações vulneráveis. Isso representa um risco significativo, especialmente informações de identidade de funcionários, visitantes e moradores, as quais podem ser acessadas ou alteradas por pessoas não autorizadas.
O ZapCondo utiliza o melhor em segurança da informação e centraliza todas as informações no sistema. Você pode ficar tranquilo(a) que todas as informações inseridas no nosso sistema estarão protegidas.
Além de as senhas serem facilmente descobertas, no excel não há uma maneira eficaz de monitorar quem acessa, edita ou copia os dados, nem de rastrear alterações. Isso significa um ponto fraco na segurança, pois se alguém utilizar de forma indevida, copiar ou alterar dados, será impossível saber quem fez isso!
No ZapCondo é possível definir permissões e registrar atividades, garantindo que cada acesso seja monitorado.
Além disso, arquivos de excel podem ser copiados e compartilhados por e-mail, pendrive ou sites de armazenamento em nuvem, o que facilita a circulação de dados sensíveis fora de um ambiente seguro, aumentando o risco de vazamento da informação. Aqui no ZapCondo além de utilizar segurança de ponta, nunca compartilhamos nenhum dado com terceiros.
Além de todos esses riscos que mencionei, já aconteceu de você perder dados importantes de planilhas no excel, ou de erros como “arquivo corrompido” acontecerem? Infelizmente, planilhas de excel são vulneráveis à corrupção e perda de dados, principalmente se várias pessoas acessam o arquivo ao mesmo tempo. Isso pode resultar na perda total das informações.
Aqui no ZapCondo isso não acontece, pois as informações não são salvas em arquivos, mas em banco de dados robustos, seguros e protegidos de falhas. Além disso, realizamos backups diários, deixando os dados constantemente atualizados.
As planilhas do excel são ferramentas práticas, mas foram feitas para realizar cálculos e análise de dados, organizar e visualizar dados, fazer relatórios e gráficos, criar projeções financeiras e análise de cenários, além de ser possível realizar automações simples. Elas são limitadas quando se trata de gerenciar grandes volumes de dados ou atualizações frequentes. Também não foram projetadas para lidar com dados dinâmicos ou em tempo real, o que compromete a precisão das informações.
O ZapCondo foi projetado para gerenciar grandes volumes de dados, os quais são centralizados e atualizados automaticamente, garantindo sempre as informações mais recentes e consistentes.
Por fim, gostaria de lembrar você da importância de garantir a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD. As planilhas de excel não oferecem os requisitos de segurança e rastreamento necessários para cumprir essa lei, enquanto o ZapCondo atende a esses critérios, protegendo a privacidade e garantindo que os dados sejam tratados com responsabilidade.
Tenha cuidado ao utilizar planilhas. Você já tem em suas mãos a melhor maneira de cuidar da portaria do seu condomínio ou empresa. Utilize o ZapCondo e mantenha-se em segurança.
Botão – CTA – Usar o ZapCondo
Um abraço,
Michel Figueiredo – Fundador do ZapCondo.com
E-mail 06
Assunto: Como usar os filtros no ZapCondo e poupar tempo
Olá, nome
Você sabia que o ZapCondo possui uma função especial para filtrar os visitantes e que isso é essencial para o controle de acesso da sua empresa?
Sim, é possível filtrar os visitantes de diferentes maneiras, como:
Filtro por setor: Permite selecionar um setor específico da empresa para visualizar os visitantes que estão nela.
Filtro pelo campo de pesquisa: Permite buscar visitantes pelo nome, RG, CPF ou placa do veículo.
Filtro por data de entrada: Permite definir um intervalo específico de tempo para filtrar visitantes pela data de entrada (data inicial e data final).
Filtro pelo status de saída: Composto por “não saíram ainda” e “já saíram”
Não saíram ainda: Filtro para listar visitantes que ainda estão na empresa;
.
Já saíram: Filtro para listar visitantes que já deixaram a empresa.
Esses filtros permitem uma consulta precisa e organizada das entradas e saídas, melhorando o controle de acesso e a segurança na empresa e auxiliando a logística de algumas empresas.
Para ter acesso a esses filtros basta ir até o menu do ZapCondo e selecionar “Controle de acesso”
Depois, localize a opção “Filtros” no canto superior direito
Agora utilize o filtro de sua preferência e verá a mágica acontecer: os visitantes estarão listados de acordo com o filtro que você escolher!
Por que o filtro de visitantes é essencial para sua empresa:
O filtro de visitantes colabora muito para:
Monitoramento rigoroso do acesso: Para empresas, o filtro de dados de entrada (inicial e final) e de permanência no local é essencial para a segurança, especialmente em áreas que exigem controle rigoroso de quem entra e sai. Em indústrias, laboratórios ou áreas de acesso restrito, saber exatamente quem está presente em tempo real ajuda a evitar acessos indesejados.
Eficiência e agilidade da admnistração: A pesquisa rápida por nome, CPF ou placa facilita encontrar informações importantes, como se um prestador de serviço foi realizar um trabalho ou informações relevantes para a empresa sobre as visitas.
E não é só isso! No mesmo campo do filtro veja que há um ícone verde! Clicando ali você tem a opção de exportar todos os dados de entradas e saídas dos visitantes para uma planilha do excel!
Essa planilha é bem completa e fornece informações como: setor que o visitante foi, nome, data e horário de entrada, data e horário de saída, observações, empresa, caso seja um prestador de serviço, motivo da visita, placa do veículo (se houver) e por quem o visitante foi autorizado. Veja um exemplo:
A planilha auxilia para controle interno e também ajuda em casos de conformidade e auditoria, pois muitas empresas precisam manter registros detalhados de acessos para fins de auditoria ou conformidade regulatória, especialmente em setores como saúde, tecnologia e logística. A possibilidade de exportar registros completos ajuda a cumprir essas exigências de forma prática, com dados que podem ser organizados e revisados conforme necessário.
A funcionalidade de exportação de dados e filtros detalhados permite que a empresa analise padrões de visitação, identificando possíveis riscos de segurança ou áreas que necessitam de mais controle. Isso facilita a tomada de decisões informadas e o planejamento de medidas de segurança mais eficazes.
Espero que tenha gostado dessas funções e se beneficie do uso delas!
Um abraço,
Michel Figueiredo – Fundador do ZapCondo.com
E-mail 07
Assunto: Facilitando sua vida em 3, 2, 1…
Olá, nome!
Estou muito feliz por te apresentar um recurso muito legal do ZapCondo!
Acredite, ele vai facilitar muito a sua vida, aumentar a segurança da sua empresa e demonstrar muita organização e profissionalismo!
Sabe do que estou falando? É o recurso de registrar uma autorização de visitante com antecedência! Assim, quando a visita chegar até a portaria tudo já estará pronto e em segundos ela será liberada!
Isso facilita muito nos seguintes casos:
Eventos e workshops: Imagine aquela fila de pessoas para entrar em um evento e a recepção precisar cadastrar um por um…É caótico e estressante para todos. Com a lista autorizada previamente, o recepcionista só precisa conferir e liberar a entrada.
Prestadores de serviço: Cadastrar previamente um prestador de serviço ajuda a manter a empresa segura e agilizar o trabalho tanto do recepcionista quanto do próprio prestador.
Visitas recorrentes: Algumas pessoas visitam sempre a empresa e deixar a autorização cadastrada antes facilita tanto para o recepcionista, quanto para o visitante, que pode entrar mais rápido, evitando perda de tempo. Pensar até no bem-estar dos visitantes demonstra uma excelente gestão da sua empresa e passa uma excelente impressão!
Além disso, a autorização prévia tem os seguintes benefícios:
Eficiência operacional: O registro antecipado ajuda a planejar a logística de recepção de visitantes, melhorando a organização dos recursos de segurança e reduzindo o tempo de espera na entrada. Isso garante um fluxo contínuo e eficiente de pessoas nas instalações da empresa.
Cumprimento de normas e auditorias de segurança: Muitas empresas precisam seguir normas de segurança rigorosas e manter registros detalhados de acesso para auditorias. O registro antecipado garante que todos os dados estejam disponíveis para revisão e conformidade, facilitando o cumprimento de regulamentações e normas internas.
Melhor experiência do visitante: Ter visitantes registrados antecipadamente proporciona uma experiência mais agradável, agilizando a entrada e como já foi dito antes, mostra profissionalismo e gera uma boa impressão, especialmente em ambientes corporativos com grande fluxo de pessoas.
E como se não bastasse todas essas vantagens o ZapCondo implementou notificações automáticas para o visitante, que funciona assim: Além de notificar o funcionário da empresa, o sistema envia um QR Code para a visita, com data e hora da autorização, Assim que a visita chegar na portaria ela apresenta o QR Code ao recepcionista, que fará a leitura utilizando uma câmera ou leitor QR Code!
INSERIR A IMAGEM DE UMA PESSOA EM UMA EMPRESA, SORRINDO, COM O QR CODE. (A imagem usada para condomínio não fica legal para empresa.
Isso reduz o tempo de liberação na recepção, de 02 minutos para alguns segundos, apenas o tempo de executar um clique!!
É demais, não é?!
Você já testou esse recurso?
Vou explicar rapidamente como fazer para autorizar previamente um visitante. Vamos lá?
Vá até o menu do ZapCondo e clique no botão “Autorizações”, como na imagem abaixo:
Logo depois, clique em “Novo”:
O próximo passo é clicar em “Pessoas autorizadas” .
O sistema abrirá uma tela de busca de pessoas cadastradas. Caso o visitante nunca tenha sido cadastrado antes, é só clicar em “Cadastro novo” e realizar o registro dele.
Em um e-mail anterior, em que ensinei a cadastrar visitantes e autorizadores, utilizei um visitante fictício chamado Caio. Você lembra? Agora, como exemplo, imagine que vamos autorizar o Caio a entrar na empresa. Vou digitar o nome dele no sistema:
Assim que for selecionada para qual setor o visitante vai, aparecerão os funcionários cadastrados que podem autorizar a visita dele. No nosso exemplo, é a funcionária Cláudia.
Assim que você rolar a tela para baixo, vai encontrar um recurso muito importante: a validade da autorização!
Esse recurso permite total controle da empresa sobre os visitantes. É possível limitar o tempo em que a autorização é válida e também a quantidade de vezes que o visitante pode entrar e sair da empresa naquele período. Também é possível especificar o veículo do visitante.
E como se não bastasse isso, também há um espaço para ser customizado ou selecionado o motivo da visita e campos para anotações, caso necessário:
Após preencher tudo é só clicar em salvar!
Logo em seguida aparecerá em sua tela o nome da visita, o status da autorização de entrada, a validade dessa autorização e o nome do funcionário que autorizou a entrada!
Com o ZapCondo você tem controle, segurança e comodidade!!
Em caso de dúvidas, lembre-se que pode consultar o nosso suporte!
Um abraço,
Michel Figueiredo – Fundador do ZapCondo.com